Y la UE ¿cómo se comunica?

Buenas tardes Marina. Primero que todo, gracias por atendernos ayer y haber respondido a las cuestiones. 

Buenas tardes Isidora, no hay problema. Es un placer poder colaborar con los alumnos de la Complutense.

Bueno Marina, para entrar en contexto, eres la Marina Gomáriz Serrano, como oficial de prensa en España dentro del parlamento de la UE. Por lo que todas la relaciones internas y de comunicación las conoces a la perfección. Entonces conociendo a qué te dedicas, ¿qué es la comunicación interna dentro del parlamento de la UE en Madrid?

La Oficina del Parlamento Europeo en España tiene varias reuniones de coordinación. Dos de ellas las hacemos el lunes, una entre la Directora de la Oficina y los administradores (coordinadores de equipo de la Oficina) y otra entre el equipo de prensa, redes sociales y coordinadores de equipo para la coordinación en materia de contenidos editoriales. Asimismo, realizamos una reunión menos periódica de coordinación de las actividades de la Oficina en la que asisten todos los trabajadores, incluidos los de la Oficina del Parlamento Europeo en Barcelona por videoconferencia. Por otro lado, cuando estamos trabajando en un determinado proyecto, el equipo responsable de la organización también se reúne para coordinar la realización de la actividad.

Respecto a la comunicación descendente, ¿cómo se representa entre los empleados? ¿Se hacen eventos, reuniones, o a través de qué redes sociales se mueve esta información?

La Oficina del Parlamento Europeo en España está coordinada por la directora pero a la vez depende de la Dirección B de la Dirección General de Comunicación del Parlamento Europeo que, habitualmente, utiliza el email para transmitir las indicaciones necesarias, ya sea de manera genérica o a través de la directora de la Oficina. Además, durante las semanas de las sesiones plenarias en Estrasburgo se convoca una reunión, a través de videoconferencia, de coordinación de la Dirección B con todas las oficinas del Parlamento Europeo en los Estados miembro. Por otro lado, la directora de la Oficina mantiene reuniones de coordinación con otros jefes de Oficina también de forma más o menos periódica. En el caso del equipo de prensa, realizamos una reunión de coordinación previa al Pleno y durante la sesión plenaria otra reunión sobre contenidos y otra de la unidad.

Respecto a la comunicación ascendente, ¿cómo se representa entre los empleados? ¿Con sugerencias, encuestas, sindicatos, etc?

La principal forma de comunicación ascendente es a través de los informes que denominamos “reporting”, esto es, un informe sobre las actividades (contenido, número de asistentes, eurodiputados involucrados, grupo al que se dirige la actividad) que se hace de forma mensual y que se envía al equipo de Bruselas. Asimismo, en el caso de las actividades de prensa se realiza un “clipping” o un informe sobre el impacto de cierta actividad en los medios de comunicación. Por último, cuando la actividad realizada por la Oficina se considera ejemplo de “buenas prácticas” para el resto de oficinas, se puede realizar una presentación a través de videoconferencia al equipo de gestión de Bruselas y al resto de los compañeros en los Estados miembro.

Respecto a la comunicación horizontal, ¿cómo se representa entre los empleados?  ¿A través de Informes, comisiones, o eventos?

La Comunicación horizontal es mucho más habitual y menos formal en el sentido de que todos los trabajadores hablamos con todos ya sea en persona, por teléfono o a través de email. Es cierto que siempre hay un administrador o jefe de equipo que coordina la actividad o el proyecto que vayamos a realizar en la oficina pero existe un flujo de comunicación continuo entre todos los miembros del equipo independientemente de su nivel o rango.

Muchas gracias Marina, con esto, ya se puede entender más que es la comunicación interna de una organización tan grande como lo es la UE.